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疫情期间,欣创公司启动居家远程办公方案确保经营管理有序进行

新型冠状病毒感染的肺炎疫情发生以来,党中央高度重视,习近平总书记多次主持召开会议,对疫情防控工作进行研究部署。中央应对疫情工作领导小组专题研究部署疫情防控工作,要求引导具备条件的企事业单位居家网上办公,减少人员流动,降低疫情扩散风险。欣创公司党委高度重视疫情防控工作,为配合中国宝武、马钢疫情防控大局,进一步做细做实疫情防控工作,降低疫情传播风险,公司决定在疫情防控期间实施远程网络办公,并着眼长远,为未来常态化远程办公积累经验打好基础。具体方案如下:

一、人员安排

1、按照属地管理要求自行隔离的人员,一律采用远程办公;

2、按照上级管理要求,外地返马的人员实行居家隔离观察 14 天,观察期间一律采用远程办公;

3、公司领导和中层管理人员(含部门经理助理)必须到岗工作。双休日实施两级管理人员值班制度(值班人员在下周给予调休);对于只有一名中层管理人员的部门,可不安排周末值班。环保运营部和工程部参照建立疫情期间部门周末值班制度、报疫情办公室备案。

4、各部门技术业务岗位(除隔离观察人员外)按照1/2+ α的方式由部门负责人统筹安排(α为特殊岗位或因工作任务当天必须到岗人员);其他人员除必须在岗外,原则上采用远程办公。各部门根据公司需要安排每日到岗人员名单,报欣创公司疫情防控工作领导小组办公室备案。

5、各部门、各单位上班到岗人员,应根据办公室的面积空间,合理安排办公座位,保持足够的安全距离;在岗人员戴口罩不串门,不扎堆聚集。一般不进入他人办公场所, 确需进入他人办公场所的,必须佩戴口罩,保持安全距离, 交接纸质材料后要洗手。

6、处于隔离观察期的人员,要严格执行隔离制度,各部门要主动关心隔离人员的身体状况和远程办公情况。结合员工个人身体健康状况、岗位工作内容、上下班交通等实际情况,由各部门自行确定远程办公人员名单,于每周日21:00前部报综合管理部备案(因工作必须调整的,提前一日21:00前报综合管理部)。

二、远程办公

1、事务性工作以电话、信息等通讯方式联络。

2、电子文件的传阅、流转优选协同办公平台和金和办公系统(APP已经覆盖到公司中层以上管理人员);特殊情况下选择短信、微信、qq等通信方式传递。

3、各类文件文稿审核优选电子通信方式,纸质材料需签字审核用印的,优选采用信息批准方式、印章管理部门据用印批准人的批准信息用印并留存用印批准纪录。

4、最大程度减少纸质材料、最大程度降低人工传递。

三、现场会议和远程会议

1、现场会议。疫情期间,公司原则上不开会、少开会、优先选择视频会议,必须召开的现场会议的,茶具茶水禁入会场;会议室使用由会议发起部门提前申请,综合管理部安排提前做好会议室的消毒工作,会议原则上控制在半个小时左右,最长不超过1小时,会议过程中不传阅纸质文件、必须讨论的材料的以电子投屏方式展示;严格控制参数人 数,原则上为公司领导和部门负责人或必要参加的相关部门负责人;参会人员佩戴口罩,至少间隔一个座位就坐,会议过程中禁止近距离接触交流。

2、远程办会。疫情期间,公司各部门例会、部门专业会议原则上按照视频会议方式召开;公司层面的会议,如周经营例会、总经理办公会等由综合管理部牵头组织、形成会议纪要;公司层面其它专业会议,由业务部门牵头组织、形成会议纪要。

远程会议的方式可选择“学习强国”视频会议(开会的方法和程序附后)、微信群视频方式(限9人以内)进行。

四、远程办公管理规范

疫情期间,远程办公的总体原则是:充分利用公司现有远程网络办公系统,通过泛微OA系统、金和系统实现远程办文;通过微信、QQ等软件交流沟通,实现远程办事。

1、具备远程办公环境。首先,具备电脑、网络等远程办公硬件条件。同时,按照集团内网规范要求,加强网络信息安全,安装防火墙软件,及时更新电脑杀毒软件、常用软件,使用正版软件编辑文档。

2、保持信息沟通畅通。远程办公上班、下班时间,均按照正常工作时间规定执行。建立部门微信群,每天上班时群内报到, 定期沟通信息、布置任务,快速进入工作状态;下班时报告工作进展,定期上报工作小结;各部门每周至少与远程办公人员召开一次视频沟通例会。远程工作期间保持手机、网络、邮箱畅通,保持微信等即时通讯工具在线。

3、远程办公响应时限要求。通过电话、微信等通讯方式的办公事项响应时限为正常工作时间内1小时以内;通过OA和金和系统等文件系统办公响应时限为正常工作时间4小时以内。

4、严格保守工作秘密。严格执行公司保密管理制度, 严格做好国家秘密保护工作。不得用微信、QQ等发送密级文件;不远程办公处理涉密信息;使用视频会议系统时,不涉及工作秘密;党员组织生活视频方式采用学习强国视频会议;工作相关资料、信息、记录等,禁止转发或拍照、截屏等方式在工作范围之外传播。

5、自觉遵守工作纪律。各部门要转变管理方式管理理念,相信员工,信任员工。远程办公人员要自觉遵守工作纪律,保持工作状态,快速响应,自觉工作协同,按时高效优质完成工作任务。